Der folgende Artikel beschreibt unsere eigenen Prozesse und deren Abbildung auf unsere IT-Systeme. Wir möchten mit diesem Eintrag zeigen, dass der Aufbau einer professionellen und agilen IT-Architektur auch mit einfachen Mitteln und überschaubaren Aufwand möglich ist. Uns war es besonders wichtig, dass man schnell den ersten Nutzen aus dem Systemverbund ziehen kann und eine sukzessive Erweiterung der Systeme einfach möglich ist.
Nachdem der Entschluss zur Unternehmensgründung gefallen ist, haben wir eingehend über den Ablauf der internen Prozesse nachgedacht. Als Unternehmen mit dem Schwerpunkt auf Geschäftsprozessmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung lag es nahe, dass wir uns bei der Gestaltung unserer eigenen internen Prozesse genaue Vorgaben gemacht haben. Im Fokus standen vor allem folgende Punkte:
- Durchgängige Dokumentation der Prozesse auf Basis von BPMN 2.0
- Interne Abwicklung der für uns wichtigen Kernkompetenzen (andere Tätigkeiten werden an externe Dienstleister vergeben)
- Bei allen Prozessen mit einer hohen Ausführungshäufigkeit soll ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden
Zwei Kernprozesse, deren Standardisierung einen hohen Stellenwert haben, sind die Prozesse “Leistungen erfassen” und “Rechnung erstellen”. Der einwandfreie Ablauf dieser beiden Prozesse ist für jedes Unternehmen essentiell. Zudem sind Rechnungskorrekturen sowohl für den Kunden, als auch den Dienstleister aufwändig. Die Konsequenz daraus sind die folgenden Prozessziele:
- Kurze Durchlaufzeiten → Rechnungsstellung so schnell wie möglich / Erhöhung der Liquidität.
- Niedrige Prozesskosten → Die Leistungserfassung soll so einfach wie möglich sein / Die Rechnung muss automatisiert erzeugt werden können.
- Hohe Ergebnisqualität → Die Rechnung soll exakt die tatsächlich erbrachte Leistung zum vereinbarten Preis enthalten.
- Gute Skalierbarkeit → Der Prozess soll darauf ausgelegt sein, dass beliebig viele Rechnungen pro Wirtschaftsjahr weitestgehend automatisiert erzeugt werden können.
Um die genannten Ziele zu erreichen, haben wir auf eine hohe Abdeckung der Prozesse durch verschiedene IT-Systeme gesetzt, die möglichst nahtlos integriert sind. Für die IT-Unterstützung der Prozesse haben wir uns für folgende Systeme entschieden:
- Leistungserfassung / Rechnungsstellung → odoo
- Dokumentenablage → Alfresco Dokumentenmanagementsystem (DMS)
- ETL-Prozesse → Pentaho
- DWH → Oracle XE
- Berichtswesen → Eclipse Birt
Das folgende BPMN Modell zeigt das Zusammenspiel der Systeme, die beteiligten Rollen im Unternehmen und den groben Ablauf der Prozesse (zum Vergrößern klicken):
Prozessbeschreibung:
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Aufgabe/Teilprozess |
Rolle |
System |
Beschreibung |
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Vertrag abschließen |
Vertrieb |
odoo/openERP |
Haben sich unser Vertrieb mit einem Kunden über die Leistung und die Konditionen geeinigt, wird ein Vertrag abgeschlossen. |
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Kunden beraten |
Berater |
Leistungsausführung durch BBHT-Berater |
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Leistung erfassen |
Berater |
odoo/openERP |
Spätestens am Tagesende werden die durchgeführten Leistungen protokolliert. |
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Leistungen kontrollieren |
Finanzen |
odoo/openERP |
Es erfolgt eine formale Kontrolle der protokollierten Beraterleistungen. Stimmen die aufgezeichneten Stunden mit der vertraglich vereinbarten Leistung überein? Ist aus den Aufzeichnungen ersichtlich welche Tätigkeiten für den Kunden durchgeführt worden sind? Treten Abweichungen auf, dann erfolgt eine manuelle Korrektur der erfassten Daten in Abstimmung mit dem Berater. |
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Rechnung erstellen und versenden |
Finanzen |
odoo/openERP |
Die Rechnung wird erstellt und an den Kunden versendet. |
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Zahlungseingang verbuchen |
Finanzen |
odoo/openERP |
Wird ein Zahlungseingang festgestellt, wird die Rechnung in odoo als erledigt markiert. |
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Daten ins DWH übertragen |
automatisiert |
ETL-Pentaho |
Am Tagesende werden die Vertrags- und Leistungsdaten über ETL Prozesse ins DWH übertragen. |
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Finanzberichte erstellen |
automatisiert |
DWH-Birt |
Täglich werden automatisiert Berichte erstellt. |
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Finanzberichteverteilen |
automatisiert |
DMS-Alfresco |
Die Berichte werden passend für die jeweiligen internen Empfänger im DMS abgelegt. |
Bei den verwendeten Softwaresystemen handelt es sich ausschließlich um Open-Source bzw. kostenfreie Software. Es fallen grundsätzlich nur Lizenzgebühren an, wenn man sich für einen Wartungsvertrag, die kostenpflichtige Variante oder eine Cloud-Lösung entscheidet.
Zusammenfassung - Verantwortlichkeiten der Systeme:
- ERP-Systems für die Kernprozesse
- Mitarbeiterverwaltung
- Leistungserfassung
- Rechnungsstellung
- DWH
- Definition von standardisierten Kennzahlen
- Definition von standardisierten Berichten
- Langzeitarchivierung von Daten
- Kann leicht um weitere externe Datenquellen angereichert werden
- Bildet die Grundlage für eine späteres Data-Mining
- DMS
- Zentraler Dokumentenablageort für alle Mitarbeiter/Bereiche
- Versionsverwaltung
Der hier beschriebene Ansatz ist aus unserer Sicht besonders für den Einsatz in kleinen bzw. mittelständischen Unternehmen geeignet. Die Einstiegshürden bei allen Komponenten sind sehr gering. Darüber hinaus fallen bei der Verwendung keine Lizenzkosten an.
Für ein Großunternehmen mag dieses Beispiel auf dem ersten Blick trivial erscheinen, aber tauscht man odoo durch SAP, Pentaho durch SAS/Informatica und addiert man noch eine Vielzahl an Schnittstellen, dann findet man sich in einem typischen Konzernumfeld wieder.
Für uns ist es wichtig, dass wir in unserem eigenen Unternehmen die gleichen Ansätze hinsichtlich Geschäftsprozessmanagement und Systemintegration verfolgen wie wir es bei unseren Kunden tun würden, natürlich in einem anderen Maßstab.
Die technische Beschreibung des Zusammenspiels der verschiedenen Systeme inkl. der Softwarearchitektur wird in einem kommenden Blogeintrag fortgesetzt.
Möchten Sie mehr über diesen Ansatz erfahren oder haben kritische Anmerkungen, dann hinterlassen Sie einen Kommentar.
